Tietosuojaseloste

Päivitetty viimeksi: 14.10.2026

Keitä olemme

Aye Matey on Mainostoimisto Kaksi Oy:n (Y-tunnus 2546713-3) tarjoama palvelu. Verkkosivustomme osoite on https://www.ayematey.fi.

Rekisterinpitäjä:
Mainostoimisto Kaksi Oy (aputoiminimi Aye Matey)
Y-tunnus 2546713-3
ahoy@ayematey.fi

Kaksi roolia: rekisterinpitäjä ja käsittelijä

Aye Matey -palvelussa käsitellään henkilötietoja kahdessa eri roolissa. Tämä on hyvä ymmärtää, jotta tiedät, kenen puoleen kääntyä omissa tietosuoja-asioissasi.

1. Kun vierailet ayematey.fi-sivustolla tai olet asiakkaamme, Mainostoimisto Kaksi Oy on henkilötietojesi rekisterinpitäjä. Tämä seloste kuvaa tätä käsittelyä.

2. Kun keskustelet Aye Matey -vastaanoton kanssa jonkin asiakkaamme verkkosivustolla, kyseinen yritys on henkilötietojesi rekisterinpitäjä ja Mainostoimisto Kaksi Oy toimii sen lukuun henkilötietojen käsittelijänä. Tällöin ensisijainen tietosuojainformaatio löytyy kyseisen yrityksen omasta tietosuojaselosteesta. Käsittelystä sovitaan asiakkaidemme kanssa tietojenkäsittelysopimuksella (DPA).

Jos olet keskustellut Aye Matey -vastaanoton kanssa jonkin muun yrityksen verkkosivustolla, osoita tietosuojaasi koskevat pyynnöt ensisijaisesti kyseiselle yritykselle.

Mitä tietoja keräämme ja miksi

Asiakastilit ja palvelun käyttö

Kun luot Aye Matey -tilin, keräämme ja käsittelemme: nimen, sähköpostiosoitteen, yrityksen nimen ja yhteystiedot, kirjautumistiedot sekä palvelun asetukset ja konfiguraation.

Asiakaspaneeliin voi kirjautua myös Google-tilillä. Tällöin pyydämme Googlelta vain oikeudet openid, email ja profile, eli saamme nimesi, sähköpostiosoitteesi ja profiilikuvasi. Käytämme niitä ainoastaan tunnistautumiseen. Google-kirjautuminen ei anna pääsyä kalenteriisi; kalenteriyhteys on erillinen valtuutus (ks. Kalenteri-integraatio).

Käyttötarkoitus: palvelun tarjoaminen, tilin hallinta, asiakastuki ja palvelua koskeva viestintä. Käsittelyperuste: sopimus.

Laskutus

Maksutiedot käsittelee maksupalvelukumppanimme Stripe. Emme tallenna maksukorttitietoja omiin järjestelmiimme. Laskutusta varten käsittelemme yrityksen laskutustiedot ja maksuhistorian. Käsittelyperuste: sopimus ja lakisääteiset velvoitteet (mm. kirjanpitolaki).

Yhteydenotot ja demovaraukset

Kun otat meihin yhteyttä tai varaat esittelyajan, käsittelemme antamasi yhteystiedot ja viestin sisällön vastataksemme yhteydenottoosi. Käsittelyperuste: sopimusta edeltävät toimet, kun pyydät esittelyä tai tarjousta, ja muissa yhteydenotoissa oikeutettu etumme vastata yhteydenottoihin sekä hoitaa asiakas- ja liiketoimintasuhteitamme.

Vastaanottokeskustelut asiakkaidemme sivustoilla (käsittelijäroolissa)

Kun sivuston kävijä keskustelee Aye Matey -vastaanoton kanssa, järjestelmä tallentaa keskustelun sisällön sekä kävijän vapaaehtoisesti antamat yhteystiedot (esim. nimi, sähköposti, puhelinnumero) ja tarpeen kuvauksen.

Käyttötarkoitus: keskusteluun vastaaminen, tarpeen kartoitus, ajanvaraus ja yhteydenottopyyntöihin vastaaminen asiakkaamme lukuun. Tietoja ei käytetä eikä luovuteta markkinointiin kolmansille osapuolille.

Kävijälle kerrotaan aina, että hän keskustelee tekoälyavustajan kanssa.

Missä tietoja säilytetään ja miten ne on suojattu

Tallennamme tiedot (kuten keskustelut, liidit, varaukset ja asetukset) järjestelmiimme EU:n alueella sijaitseville palvelimille.

Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Tiedonsiirto on salattu, salasanat tallennetaan tiivistettyinä, ja integraatioiden tunnukset, kuten kalenteri- ja viestikanavayhteyksien tokenit, tallennetaan salattuina. Pääsy tietoihin on rajattu henkilöihin, jotka tarvitsevat sitä palvelun tuottamiseen, asiakastukeen tai tietoturvan ylläpitoon, ja käsittely tapahtuu salassapitovelvoitteiden alaisena.

Tekoälyvastausten tuottamisessa käytämme huolellisesti valittua teknologiakumppania tietojenkäsittelysopimuksen (DPA) alaisena. Osa alihankkijoistamme voi käsitellä tietoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella. Tällöin siirroissa käytetään soveltuvin osin EU-komission vakiosopimuslausekkeita tai muuta tietosuoja-asetuksen mukaista siirtoperustetta. Lisätietoja suojatoimista ja jäljennöksen niistä saat pyynnöstä osoitteesta ahoy@ayematey.fi. Palveluntarjoajien ryhmät on lueteltu alla kohdassa Alihankkijat.

Kuinka kauan säilytämme tietoa

Asiakastilin tiedot säilytetään asiakassuhteen ajan, ja ne poistetaan tai anonymisoidaan viimeistään 12 kuukauden kuluessa asiakassuhteen päättymisestä. Kirjanpitoon liittyvää aineistoa säilytetään kirjanpitolain edellyttämän ajan: tositteet kuusi vuotta ja kirjanpitokirjat kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Asiakastuen keskustelut palvelun hallintapaneelissa säilytetään 12 kuukautta.

Vastaanottokeskustelujen henkilötiedoille asiakkaamme voi määrittää säilytysajan, jonka jälkeen henkilötiedot anonymisoidaan automaattisesti. Oletussäilytysaika on 90 vuorokautta, ja asiakas voi muuttaa sitä omista asetuksistaan tarpeen mukaan. Anonymisoinnin jälkeen tilastotiedot säilyvät ilman henkilötietoja. Tiedot poistetaan myös pyynnöstä.

Poistetut tiedot voivat säilyä varmuuskopioissa vielä noin 30 vuorokautta, minkä jälkeen ne poistuvat niistäkin.

Alihankkijat

Käytämme palvelun tuottamisessa huolellisesti valittuja palveluntarjoajia, jotka käsittelevät henkilötietoja lukuumme tietojenkäsittelysopimusten perusteella. Palveluntarjoajien ryhmät ovat:

• palvelin-, tietokanta- ja varmuuskopiopalvelut (EU)
• tekoälypalvelut vastausten tuottamiseen (oletuksena Google Gemini API, ks. Tekoälypalvelut alla)
• maksunvälitys (Stripe)
• kalenteri-integraatiot (Google ja Microsoft, vain asiakkaan valtuuttamana)
• viestikanavat (WhatsApp ja Instagram, jos asiakas ottaa ne käyttöön)
• kävijätilastointi (Google Analytics, vain kävijän suostumuksella)
• Cloudflare, Inc. (Turnstile) – Lomakkeiden ja chatin bottisuoja. Turnstile tarkistaa selaimen taustalla, että lomakkeen lähettäjä on ihminen. Käsiteltäviä tietoja ovat mm. IP-osoite ja selaimen tekniset tiedot; tietoja ei käytetä mainontaan. Lisätietoja: Cloudflaren tietosuojakäytäntö ja Turnstile Privacy Addendum.
• sähköpostipalvelut

Palvelin-, tietokanta- ja varmuuskopiopalvelut sijaitsevat EU:ssa. Muut palveluntarjoajat voivat käsitellä tietoja myös EU:n ja ETA:n ulkopuolella edellä kuvatuin siirtoperustein.

Nimetty alihankkijaluettelo on asiakkaidemme saatavilla tietojenkäsittelysopimuksen yhteydessä, ja kerromme tietojesi vastaanottajat pyynnöstä.

Tekoälypalvelut: vastaanoton chat- ja puheavustajan vastaukset tuotetaan oletuksena Google Gemini API -rajapinnalla (Google AI Studio, maksullinen taso). Maksullisella tasolla Google ei käytä syötteitä eikä vastauksia mallien kouluttamiseen. Agentuuri-paketissa asiakas voi halutessaan käyttää omaa API-avaintaan johonkin seuraavista palveluista: OpenAI, Anthropic, Mistral, Meta Llama (OpenAI-yhteensopivan rajapinnan kautta) tai Microsoft Azure OpenAI. Tällöin asiakas on itse sopimussuhteessa kyseiseen toimittajaan. Tekoälypalvelu käsittelee kävijän chat-viestit (puheavustajassa myös puheen) ja niihin tuotetut vastaukset. Se ei saa Googlen kalenteritietoja.

Kalenteri-integraatio (Google ja Microsoft)

Asiakkaidemme asiantuntijat voivat yhdistää oman Google- tai Microsoft-kalenterinsa ajanvarausta varten OAuth 2.0 -menetelmällä.

Mitä oikeuksia pyydämme (Google):

• Varattujen aikojen haku (calendar.freebusy): saamme vain varatut aikavälit, emme tapahtumien sisältöjä.
• Kalenterien luku (calendar.readonly): kalenterilistan haku, jotta asiantuntija voi valita kohdekalenterin ja varatut ajat voidaan tarkistaa kaikista hänen kalentereistaan, sekä Aye Mateyn itse luomien tapahtumien tarkistus.
• Tapahtumien hallinta (calendar.events): varausten luonti, siirto ja peruutus.

Miten käytämme tietoja: ainoastaan vapaiden aikojen näyttämiseen ja varausten tallentamiseen vastaanoton kautta. Tokenit tallennetaan salattuina.

Mitä emme tee: emme lue, analysoi tai tallenna kalenterin muiden tapahtumien sisältöjä, emmekä luovuta kalenteridataa kolmansille osapuolille.

Yhteyden katkaisu: asiantuntija voi milloin tahansa katkaista kalenteriyhteyden, jolloin tokenit poistetaan järjestelmästä.

Sovellus noudattaa Google API Services User Data Policy -ohjeistusta (Limited Use): kalenteridataa käytetään vain varaus- ja vapaiden aikojen näyttötarkoitukseen, eikä sitä siirretä muihin sovelluksiin.

Google Workspace -datan käsittely ja tekoäly

1. Suojausmenetelmät (Data Protection)

Google Workspace APIs (Google Kalenteri) -rajapinnan kautta käsiteltävä data salataan siirron aikana (TLS 1.2 tai uudempi), ja OAuth-tunnukset tallennetaan salattuina (AES-256). Pääsy tietoon on rajattu tiukasti vain järjestelmän suorittamiin reaaliaikaisiin kyselyihin.

2. Säilytys ja poistaminen (Data Retention & Deletion)

Tallennamme vain varauksen toteuttamiseen tarvittavat tiedot: yhdistetyn Google-tilin sähköpostiosoitteen, valitun kalenterin tunnisteen ja nimen, Aye Mateyn luoman tapahtuman tunnisteen ja kokouslinkin sekä salatut käyttöoikeustunnukset. Muiden tapahtumien sisältöä emme tallenna. Varatut aikavälit haetaan tarvittaessa, eikä niitä tallenneta pysyvästi; niistä lasketut vapaat ajat pidetään enintään 60 sekuntia lyhytaikaisessa välimuistissa. Mikäli käyttäjä poistaa sovelluksen käytöstä tai pyytää tilinsä poistoa, kaikki käyttäjän Google-tunnisteet ja väliaikaiset tiedot poistetaan järjestelmästä välittömästi. Varmuuskopioista ne poistuvat noin 30 vuorokauden kuluessa.

3. Tekoälymallien koulutuskielto ja Limited Use -lauseke

Käyttäjän Google Workspace -dataa (mukaan lukien kalenteritiedot) ei koskaan käytetä, siirretä tai myydä kolmansien osapuolten tekoäly- tai koneoppimismallien (AI/ML) kouluttamiseen tai kehittämiseen.

“The use of raw or derived user data received from Workspace APIs will adhere to the Google User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

“Aye Matey’s use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.”

Suomeksi: Aye Mateyn tapa käyttää ja siirtää Googlen rajapinnoista saatuja tietoja noudattaa Google API Services User Data Policy -käytäntöä, mukaan lukien sen Limited Use -vaatimukset.

Googlelta saatua käyttäjädataa, kuten kalenteritietoja ja niistä johdettuja tietoja (esimerkiksi vapaita aikoja), ei koskaan välitetä millekään tekoälymallille tai -palvelulle, eikä sitä käytetä tekoälymallien kouluttamiseen tai kehittämiseen.

Automatisoidut päätökset

Emme tee henkilötiedoillasi tietosuoja-asetuksen 22 artiklassa tarkoitettuja automatisoituja päätöksiä, joilla olisi sinuun oikeusvaikutuksia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia. Tekoälyavustaja vastaa kysymyksiin ja välittää yhteydenottoja, mutta se ei tee tällaisia päätöksiä.

Sinun oikeutesi

Sinulla on oikeus:

• saada tietää, mitä henkilötietoja sinusta käsittelemme, ja saada niistä jäljennös
• pyytää tietojen oikaisua tai poistoa
• rajoittaa tai vastustaa käsittelyä lainsäädännön mukaisesti
• siirtää antamasi tiedot toiselle rekisterinpitäjälle
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen, esimerkiksi Google Analytics -tilastointi. Voit muuttaa valintaasi Evästeseloste-sivun Avaa evästeasetukset -painikkeesta. Peruutus ei vaikuta ennen sitä tehdyn käsittelyn lainmukaisuuteen.
• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Suomessa tietosuojavaltuutetun toimisto, tietosuoja.fi)

Oikeus tietojen poistoon ei koske tietoja, jotka meidän on säilytettävä lakisääteisistä, ylläpidollisista tai tietoturvaan liittyvistä syistä.

Jos kysymyksesi koskee keskustelua jonkin asiakkaamme verkkosivustolla, ohjaamme pyynnön tarvittaessa oikealle rekisterinpitäjälle. Voit myös olla suoraan yhteydessä kyseiseen yritykseen.

Yhteydenotot tietosuoja-asioissa: ahoy@ayematey.fi.